Engineering Projects (India) Limited, Guwahati, Assam Engineering Projects (India) Limited, Guwahati, Assam Chartered Accountant CA ICAI Chartered Accountants CA ICAI CAinINDIA ICAI Announcements Accounting Standards CA News ICAI Students ICAI Members Case Laws CPT IPCC Final ICAI Course CA Course ICAI Forum CA Question Papers ICAI Study Material

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Open DEMAT Account in 24 hrs
Mahanagar Telephone Nigam Limited, Lodhi Road, New Delhi
Raipur Smart City Ltd., Raipur (C.G.)
Andhra Pradesh Capital Region Development Authority, Vijayawada, A.P.
Odisha Power Generation Corporation Limited, Bhubaneswar, Odisha
Corrigendum Syama Prasad Mookerjee Port, Kolkata, West Bengal
Jharkhand Bijli Vitran Nigam Limited, Ranchi, Jharkhand
Assam Health Infrastructure Development and Management Society, Guwahati, Assam
Uttar Pradesh Real Estate Regulatory Authority, Lucknow, Uttar Pradesh
25 LPA Opening Auditor Fund Management
Punjab National Bank, Gurugram, Haryana
M.P. Water and Land Management Institute, Bhopal, Madhya Pradesh


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Engineering Projects (India) Limited, Guwahati, Assam

January, 14th 2022
ENGINERRING PROJECTS (INDIA) LTD (Govt. of India Enterprise) North-East Regional Office (NERO) REQUEST FOR QUOTATION (RFQ) NERO/CON/Int.Audit/2021-22 Date: 12.01.2022 Engineering Projects (India) Limited is inviting quotations from eligible auditor firms who are fulfilling the eligibility criteria for rendering the services of “Internal Audit for the Financial Year 2021-22” for NERO Guwahati (including all sites). Eligible Firms are requested to submit their best offer duly signed by authorized representative of the firm as per the given format of Quotation. Firm shall also submit the signed RFQ (all pages) as a token of acceptance of the RFQ terms and conditions along with duly filled formats as given in RFQ and supporting credentials of the firm in support of their eligibility criteria. This RFQ is a two bid system (Technical & Financial) and shall be evaluated Quality Cost Based System (QCBS) basis. Interested eligible firms are requested to submit their offer in sealed envelope as follows: ENVELOPE-1 shall contain all the documents as required as per RFQ for qualifying techno-commercial, except fee details. ENVELOPE–2 shall contain only the QUOTION- (FEE DETAILS) Both the envelopes / packets shall be individually sealed and kept in an outer envelope marked as: QUOTATION FOR “Internal Audit for the Financial Year 2021-22” RFQ No. : NERO/CON/Int.Audit/2021-22 Date: 12.01.2022 DUE ON : 19.01.2022 FROM : ……………………….(Name & address of the Party) Schedule: 19.01.2022 upto 11:00 am. Last Date & Time of submission of Tenders 19.01.2022 upto 03:00 pm. Date & Time of opening of tenders (Techno-Commercial Bid): Page 1 of 40 The offer shall be submitted in sealed envelope at following address: Group General Manager Engineering Projects (India) Ltd. North Eastern Regional Office 4th Floor, Hindustan Tower, Jawahar Nagar, National Highway No.37, Guwahati (Assam) -781022 Email Id: nero-contracts@epi.gov.in Contact details (For any query): Shri D.K. Pandey Manager Grade-I (Finance) Mobile No: +91-7000318787/ 9425296134 Group General Manager NERO Contracts Page 2 of 40 Enquiry Letter Ref: Dt: 12.01.2022 To, M/s. ---------------- -------------------- -------------------- -------------------- -------------------- Subject: Submission of Quote for appointment as “Internal Auditor” for the Financial Year 2021-22 for North-East Regional Office (NERO), Guwahati. Dear Sir, Engineering Projects (India) limited (EPI),is a Govt. of India Undertaking, under Ministry of Heavy Industries, is a company which executes turnkey construction projects and ever since its inception in 1970, has executed and completed construction projects both in India and overseas. EPI Regional Offices are spread all over India i.e. Kolkata, Mumbai, Delhi, Chennai and Guwahati. The projects are controlled by the regional offices and all the records, documents, accounting is being done at Regional offices only. For the purpose of conducting Internal Audit for FY 2021-22, EPI intends to invite quotations from the practising firms of Chartered Accountants who have adequate experience in the field of Statutory/Internal Audits. EPI intends to appoint separate Internal Auditor for each Regional Office. EPI may consider the reappointment (subject to recommendations of committee formed for evaluation of performance of Internal Auditor) for financial years FY 2022-23 and FY 2023-24 on the same fees, terms and conditions but EPI reserve the right to issue letter of appointment for FY 2022-23 and FY 2023-24 only on commencement and completion of Internal Audit for FY 2021-22 and FY 2022-23 respectively. The list of the on-going works under the control of our regions, projected turnover for the year, scope of work, eligibility criteria, commercial terms and conditions are enclosed for your reference. The firms are required to submit sealed quotations in two different envelopes indicating separate envelope marked one as “Eligibility Criteria” and two as “Financial Quote”. The financial quotes of only those firms shall be opened who meet the eligibility criteria. Page 3 of 40 The quotations are required to be addressed to the Regional Incharge at NERO, Guwahati, not later than by 11.00am time and date 19.01.2022. Quotations received after the due date and time will not be entertained for evaluation. The firms are required to submit the documentary proofs of each item indicated in the eligibility criteria, failing which the offer shall be rejected. The quotations shall be opened only for the firms who have submitted the quote complete in all respect together with copies of all documents as a support of the eligibility claimed by them. The Internal Auditors are required to adhere to the following schedule of conducting and completion of Internal Audit: S.No Audit Period Internal Audit to be Submission of Report by 1 2 completed by date Internal Auditors Ist April 21 - 31st 25 January, 2022 31 January, 2022 positively December 21 (Phase I) positively Ist January 22 – 31st 25 April, 2022 positively 30 April, 2022 positively March 2022 (Phase II) You are requested to quote the fees strictly in the enclosed format. EPI reserves the right to cancel/modify/postpone/annul this process without assigning any reasons thereof. Thanking you, For Engineering Projects (India) Ltd – NERO Authorised Signatory Enclosed:  The list of on -going works (running and closed), projected turnover for the year 2021- 22 (to be enclosed by each Regional Office along with enquiry letter to be issued by RO’s)-Annexure-I  Broad scope of work –Annexure-II  Eligibility criteria-Annexure-III  Commercial terms and conditions- Annexure-IV  Format for fees to be quoted-Annexure-V Page 4 of 40 Annexure-I PROJECS (PROFIT CENTRE) UNDER CONTROL OF NERO, GUWAHATI PROFIT CENTRE PROJECT NAME STATE STATUS 3111200728 R-AGRI UNI, SIKKIM SIKKIM CLOSED 3111200799 R-AGRI UNI SIKKEM-2 SIKKIM CLOSED 3110500001 A/R KHONSA ARUNACHAL ARUNACHAL PRADESH CLOSED 3110500002 A/R JAIRAMPUR ARUNAC ARUNACHAL PRADESH CLOSED 3110500720 R-A/R JAIRAMPUR ARUNACHAL PRADESH CLOSED 3110500767 R-A/R JAIRAMPUR-548B ARUNACHAL PRADESH CLOSED 3110500779 R-A/R JAIRAMPUR AP ARUNACHAL PRADESH CLOSED 3110500789 R-A/R KHONSA (AR.P) ARUNACHAL PRADESH CLOSED 3110500803 R-A/R JAIRAMPUR-AR.P ARUNACHAL PRADESH CLOSED 3110500804 R-A/R KHONSA A/P ARUNACHAL PRADESH CLOSED 3110500812 R-A/R KHONSA-651 ARUNACHAL PRADESH CLOSED 3110500825 R-A/R JAIRAMPUR AP.P ARUNACHAL PRADESH CLOSED 3110500831 R-A/R KHONSA(AP) ARUNACHAL PRADESH CLOSED 3110500847 R-A/R JAIRAMPUR-715A ARUNACHAL PRADESH CLOSED 3110500848 R-A/R JAIRAMPUR-715C ARUNACHAL PRADESH CLOSED 3110500853 R-A/R KHONSA-714A ARUNACHAL PRADESH CLOSED 3110500858 R-A/R KHONSA-714C ARUNACHAL PRADESH CLOSED 3110500860 R-A/R KHONSA-714F ARUNACHAL PRADESH CLOSED 3113200002 STPI ITANAGAR ARUNACHAL PRADESH CLOSED 3110500004 A/R SUKHOVI NAGALAND NAGALAND CLOSED 3110500850 R-A/R SUKHORI-719C NAGALAND CLOSED 3110500851 R-A/R SUKHORI-719A&B NAGALAND CLOSED 3111200757 R-COL OF AGR. IRC MANIPUR CLOSED 3111200758 R-CAU HEAD QUARTER, MANIPUR RUNNING 3111200767 R-COLL AGRICULTURE MANIPUR CLOSED 3111200839 R-CAU ANDRO IMPHAL MANIPUR CLOSED 3180400007 STPI-IMPHAL MANIPUR CLOSED 3105200796 R-IBB MIZORAM MIZORAM RUNNING 3110200131 R-B O P MIZORAM MIZORAM RUNNING 3110500003 A/R LUNGLEI MIZORAM MIZORAM CLOSED 3110500785 R-A/R ZOKHAWSANG MIZ MIZORAM RUNNING 3110500819 R-A/R SERCHIP MIZ656 MIZORAM CLOSED 3110500820 R-A/R SERCHIP MIZ657 MIZORAM CLOSED 3110500822 R-A/R LUNGLEI-661 MIZORAM CLOSED 3110500843 R-LUNGLEI MIZORAM MIZORAM CLOSED 3110500849 R-A/R LUNGLEI-716C MIZORAM CLOSED 3110500852 R-A/R SERCHIP-717D&E MIZORAM RUNNING 3110500863 R-A/R SERCHIP-717A MIZORAM RUNNING 3110500864 R-A/R SERCHIP-717B MIZORAM RUNNING 3110500865 R-A/R SERCHIP-717F MIZORAM RUNNING 3110500867 R-A/R SERCHIP-717C MIZORAM RUNNING 3111200760 C-CONSTN OF SCH OF P MIZORAM CLOSED Page 5 of 40 3111200837 R-SPSCMIZORAM UNI-II MIZORAM CLOSED 3111400004 FAMILY WELFARE CNTR MIZORAM RUNNING 3111400005 02 NOS. PFTS (RB) MIZORAM CLOSED 3111400006 02 NOS. PFTS (OB) MIZORAM CLOSED 3180400001 CHAIN LINK FENCING MIZORAM CLOSED 3180400004 CONT.PROTECTIVE WALL MIZORAM RUNNING 3185200134 R-FLOODLIGHT MIZORAM MIZORAM RUNNING 3111200896 MIZORAM UNIVERSITY MIZORAM RUNNING 3105200791 R-INDOBANGALA BORDER TRIPURA RUNNING 3110100001 CTK TRIPURA TRIPURA RUNNING 3110400011 CONS 2NO OFFICERS AC TRIPURA RUNNING 3110500005 TOURISM INFRASTRUCTU TRIPURA RUNNING 3110500823 R-A/R TELIAMURA TRIP TRIPURA RUNNING 3111100846 R-TRIP UNI PHASE -II TRIPURA RUNNING 3111200132 C-NIT AGARTALA TRIPURA CLOSED 3111200133 R-UNI PREM OF TURA TRIPURA CLOSED 3111200759 C-COL AGR LEMBUCHERA TRIPURA CLOSED 3111200762 C-B CHE P CHORAIBARI TRIPURA CLOSED 3111200766 C-TSECL AGARTRIPURA TRIPURA CLOSED 3111300778 C-C P BISHALGARH TRIPURA CLOSED 3111400007 CONT STORAGE ACCOMOD TRIPURA CLOSED 3113200001 STPI AGARTALA TRIPURA CLOSED 3120100795 CONST ROADS AGARTALA TRIPURA RUNNING 3120300822 NHIDCL-MANU LALCHARA TRIPURA RUNNING 3140400775 SEWAGE TRT PLANT TRIPURA RUNNING 3141400775 SEWAGE TRT PLANT TRIPURA RUNNING 3180400002 CONST BALANCE BOUNDR TRIPURA RUNNING 3110400004 CONST.32 NO. SHILONG MEGHALAYA RUNNING 3110400005 CONST.32 NO.PKG-II MEGHALAYA RUNNING 3110400006 CONST.32 NO.PKG-III MEGHALAYA RUNNING 3110400007 MEN BARRACK LAITKOR MEGHALAYA RUNNING 3110500091 R-ASSAM RIFLES MEGHALAYA RUNNING 3110500751 R-A/R LAITKOR-506B MEGHALAYA CLOSED 3110500758 R-A/R LAITKOR-532 MEGHALAYA CLOSED 3110500808 R-A/R LAITKOR-650 MEGHALAYA CLOSED 3110500844 R-LAITKOR SHILLONG MEGHALAYA CLOSED 3110500854 R-A/R LAITKOR-718A MEGHALAYA CLOSED 3111200090 C-COLL CONST, TURA MEGHALAYA CLOSED 3111200729 R-PG STUDIES, BARAPA MEGHALAYA CLOSED 3111200798 R-COLL CONST TURA-2 MEGHALAYA CLOSED 3111200800 R-PG STUD BARAPANI-2 MEGHALAYA CLOSED 3111400001 CONST TRAINING SHED MEGHALAYA CLOSED 3111400002 CONT. BUILDING WORK MEGHALAYA CLOSED 3112200075 C-SHILLONG HOSPITAL MEGHALAYA CLOSED 3115400001 CONT OF ASTRO TURF MEGHALAYA CLOSED 3116400001 ADD./ALTR ARTB HOSPI MEGHALAYA CLOSED 3116400002 ADD./ALTR A/R HOSPI MEGHALAYA CLOSED Page 6 of 40 3116400003 IMPRO.MARRIED ACCOMO MEGHALAYA CLOSED 3116400004 IMPRO.MARRIED ACCOMO MEGHALAYA CLOSED 3116400005 CONT. SAINIK INTITUT MEGHALAYA CLOSED 3180400003 STORAGE ACC LAITKOR MEGHALAYA CLOSED 3180400005 CONT 1NO.QG/KOTE/ARM MEGHALAYA CLOSED 3180400794 PROTECT. BALAT VILL MEGHALAYA RUNNING 3012400842 R-N E I GUWAHATI ASSAM RUNNING 3110400001 CONST. 32 NOS. TYPE ASSAM RUNNING 3110400002 CONST OF 06 NOS. SI ASSAM RUNNING 3110400003 CONST 06 NOS.TYPE-II ASSAM RUNNING 3110400008 CONST.32 NO.PKG-II ASSAM RUNNING 3110400009 CONST.32 NO.PKG-II ASSAM RUNNING 3110400010 CONST.4NO.TYP-V SRIK ASSAM RUNNING 3110400849 TYPE II QTRS-SILCHAR ASSAM RUNNING 3110500006 INTERIOR WORKS AT AS ASSAM RUNNING 3110500787 R-AR LOKRA ASSAM614B ASSAM CLOSED 3110500796 R-A/R LOKRA-596B ASSAM CLOSED 3110500797 R-A/R LOKRA-596C ASSAM CLOSED 3110500807 R-A/R CHARDUAR-627 ASSAM CLOSED 3110500809 R-A/R LOKRA-649 ASSAM CLOSED 3110500810 R-A/R LOKRA-647 ASSAM CLOSED 3110500813 R-A/R CHARDUAR ASSAM CLOSED 3110500821 R-A/R CHARDUAR-658 ASSAM CLOSED 3110500832 R-A/R KHANAPARA ASSAM CLOSED 3111010001 R- IIT GUWAHATI ASSAM RUNNING 3111100777 C-FAA BARPETA ASSAM ASSAM CLOSED 3111200806 R-JNV UDALGIRI ASSAM RUNNING 3111200830 R-JNV BONG PHASE II ASSAM CLOSED 3111400003 CONT.16NO. TYP-IIACC ASSAM CLOSED 3111400847 CONST. CSD BUILDINGS ASSAM CLOSED 3112100783 C-TEZPUR MEDI COLL ASSAM CLOSED 3112400850 CONST. OF HOSP. BLDG ASSAM CLOSED 3113200003 STPI-GUWAHTI PHASE-1 ASSAM RUNNING 3113400001 STPI-GUWAHTI PHASE-1 ASSAM RUNNING 3120400003 CONST ROAD HQ IGAR ( ASSAM CLOSED 3141400848 WATER SUPPLY SCHEME ASSAM CLOSED 3142000001 ASSAM RIFLES-A/R ASSAM CLOSED 3162100784 A-BRAHMAPUTRA PETRO. ASSAM CLOSED 3162100802 A-BPCL SITE GRADING- ASSAM CLOSED 3180400006 CONT PROTECTIVE WORK ASSAM RUNNING 3180400808 BAHBARI (PKG-I & II) ASSAM RUNNING 3180400851 CONST. BOUNDARY WALL ASSAM RUNNING 3181200841 R-FCI KARIMGANJ ASSAM CLOSED NERO R-NERO ASSAM RUNNING Note : Projected aggregate Turnover for F.Y. 2021-22 will be about Rupees 150 Crores for projects under control of NERO, Guwahati. Page 7 of 40 Annexure-II िव ीय वष 2021-22 के िलए आंत रक लेखापरी ा का ापक दायरा BROAD SCOPE OF THE INTERNAL AUDIT FOR F.Y. 2021-22 (i) लेखा परी ा सिमित की िट िणयों और िपछले आधे साल की लेखा परी ा रपोट पर की गई कारवाई के अनुपालन पर रपोिटग Reporting on compliance of the action taken on comments of the Audit Committee and previous half year audit report (ii) राज य की जाँच (75%) / Checking of Revenue Expenditure (75%) जांच और िट णी की जाने वाले िवषयों का िववरण आंत रक लेखा परी क की िट िणयाँ Particulars of items to be examined and commented upon Internal Auditors comments जाँच कर िक ा कोई पूंजीगत य राज य के िलए दज नही ं िकया गया है। Examine whether no capital expenditure has been booked to revenue expenditure. राज म बुक िकए गए य (काय य के अलावा) म स म अिधकारी का अनुमोदन है। Expenditure booked to revenue (other than work expenses) have the approval of the competent authority. कमचा रयों को िदए जा रहे और राज य के िलए भा रत भ े/अनुलाभ/ ितपूितयां, कॉप रे ट कायालय ारा जारी प रप ो/ं कायालय आदेशों के अनुसार ह। कमचा रयों को िदए जा रहे ऐसे भ ो/ं अनुलाभो/ं ितपूितयों का िववरण आंत रक लेखा परी क ारा कॉप रे ट कायालय ारा जारी कायालय आदेश की ित के साथ रपोट िकया जाना है। Allowances/perks/reimbursements being made to employees and charged to revenue expenditure are as per the Circulars/Office Orders issued by Corporate Office. The details of such allowances/perks/reimbursements to employees being made are to be reported upon by the Internal Auditor along with copy of Office Order issued by Corporate Office. वष के ारं भ म पूव भुगतान य के मामले म िव ीय वष के दौरान राज य की आनुपाितक रािश आरोिपत की गई है। In case of pre-paid expenditure at the beginning of the year, the proportionate amount of revenue expenditure have been charged during the financial year. राज मा ता और राज को कं पनी की लेखा नीित के अनुसार दज िकया गया है। Revenue recognition and revenue has been booked as per the Accounting policy of the company. जाँच कर िक ा गत यों को राज य म दज नही ं िकया जा रहा है। Examine whether personal expenses are not being booked to revenue expenditure. जांच कर िक भुगतान िकया गया य पािटयों ारा मूल िबल जमा करने पर आधा रत है और भुगतान फोटोकॉपी/डु के ट िबलों के आधार पर नहीं Page 8 of 40 िकया गया है। Examine that expenditure paid are based on submission of original bills by the parties and payments are not made on the basis of photocopies/duplicate bills. इस बात की जांच कर िक ा काय आदेशों (काय य के अलावा) के िव िकए जा रहे भुगतान ईपीआई ारा जारी अनुबंध/काय आदेश की शत के अनुपालन म िकया जाता है । Examine if the payments being made against the work orders (other than work expenses) are paid in compliance to the conditions of the contract/work order issued by EPI. चालू वष म दज की गई पूव अविध के य और पूव अविध की आय के मामलों की जांच और रपोट कर, यिद कोई हो। Examine and report cases of prior period expenditure and prior period income booked in the current year, if any अ िधक राज / य के दज िकए जाने के मामलों की जांच और रपोट करना जो पूव म दज िकए जा रहे राज / य की सामा वृि के अनु प नही ं है। Examine and report cases of excessive revenue/expenditure being booked which is not in sync with general trend of revenue/expenditure being booked in the past उन मामलों की जांचऔर रपोट कर जहां िबलो/ं दावों पर "भुगतान" ा या “भुगतान िकए गए वाउचर” की मुहर नहीं लगाई गई है है और ऐसे मामलों म दोहरा भुगतान नहीं आ है। Examine and report cases where “PAID” stamp or “paid vouchers” is not endorsed on the bills/claims and such cases have not resulted in double payment. य के मामलों की जांच और रपोट कर, यिद कोई हो, जो अ था अनुबंध के िनयमों और शत के अनुसार उप-ठे के दार/ ाहक के ारा वहन िकए जाने ह और िवचलन के मामलों की रपोट की जानी है। Examine and report cases of expenditure, if any which are otherwise are to be borne by the sub-contractor/chargeable to client as per terms and conditions of the contract and cases of deviations be reported upon. (iii) काय य, लागत अनुमान और िदए गए काय/खरीद आदेश की लेखापरी ा (100%)। / Audit of works expenditure, cost estimates and work/purchase orders placed (100%). जांच कर िक ा काय य भुगतान ईपीआई ारा जारी काय आदेश के अनुसार िकया जा रहा है और उप-ठे के दारों ारा िदए गए वा िवक िबलों के आधार पर राज य के प म दज िकया गया है। Examine whether the works expenditure payment is being made and booked as revenue expenditure are based on actual bills raised by sub-contractors against work order issued by EPI. Page 9 of 40 काय आदेशों के मामलों की जांच और रपोट कर जहां मूल अनुसूिचत या िव ा रत पूणता अविध समा हो गई है और समय िव ार की कोई औपचा रक ीकृ ित रकॉड पर उपल नहीं है। Examine and report the cases of the work orders where the original scheduled or extended completion period is over and no formal approval of the time extension is available on record. आंत रक लेखा परी क ारा मामलों की रपोट की जानी है जहां अनुबंध अविध का कोई औपचा रक िव ार उपल नहीं है, लेिकन उप-ठे के दारो,ं आपूितकताओं को भुगतान जारी िकया जा रहा है। Cases are to be reported by Internal Auditor where the no formal extension of the contract period is available, but payments are being released to sub-contractors, Suppliers. उन मामलों की जांच और रपोट कर जहां उप अनुबंध का कोई औपचा रक समय िव ार नही ं है लेिकन भुगतान उप-ठे के दारों को जारी िकया जा रहा है। ऐसे मामलों की रपोट आंत रक लेखा परी क ारा की जानी है। Examine and report the cases where there is no formal time extension of the sub contract but payments are being released to sub-contractors. Internal Auditor to report such cases. जांच कर िक ा ाहक ारा ईपीआई पर कोई एल डी लगाया गया है और ईपीआई ने उप-ठे के दारों से संबंिधत एलडी की वसूली नही ं की है। Examine whether any LD is imposed by client on EPI and EPI has not recovered the corresponding LD’s from the sub-contractors. िविभ उप-ठे के दारो/ं िव े ताओं को देय रािश, िजसम ितधारण रािश, सुर ा जमा आिद शािमल ह, िबना िकसी अनुिचत देरी के अनुबंध के िनयमों और शत के अनुसार जारी की जानी ह। िवचलन के मामले आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकए जाने ह। आम तौर पर ऐसी रािश उप-ठे के दारों को तभी जारी की जाती है जब ाहक ारा ईपीआई ितधारण रािश, सुर ा जमा आिद जारी की जाती है। Amount payable to various sub-contractors/vendors including retention money, security deposit etc. are to be released as per terms and conditions of the contract without any undue delay. Cases of deviations are to be reported by Internal Auditor. Generally such amounts are released to sub-contractors only when EPI retention money, security deposit etc is released by Client. उप-ठे के दारो/ं आपूितकताओं के सभी मामलों की जांच और रपोट कर जहां काय आदेश के अनुसार भौितक काय/आपूित पूरी हो गई है लेिकन उनके ारा ईपीआई पर / ईपीआई ारा ाहक पर अंितम िबल नही ं बनाया गया है। े ीय कायालय से सूची ा की जानी है और िवचलन के मामलों की सूचना दी जानी है। Examine and report in all cases of sub-contractors/suppliers where the physical work/supply is complete as per work order but final bill has not been raised by them on EPI / by EPI on the client. List is to be obtained from the RO’s and cases of deviations are to be reported upon. Page 10 of 40 (iv) िबिलंग पर िनयं ण की िव ृत लेखापरी ा (100%)।/Detail Audit of control over billing (100%). जांच कर िक ाइंट के साथ अनुबंध समझौता म प रभािषत अविध के अनुसार ाइंट पर िबिलंग की गई है या नही।ं Examine whether billing on client is made as per period defined in the contract agreement with client. ाहक पर िबल जमा करने म देरी के मामले म, उसका िववरण आंत रक लेखा परी क ारा ुत िकया जाना है। In case of delay in raising bills on client, the details thereof are to be furnished by Internal Auditor ाइंट पर िबल जमा करने म असामा देरी (देय तारीख के तीन महीने से अिधक) के मामलों को आंत रक लेखा परी क ारा इंिगत िकया जाना है और इसके कारण े ीय कायालयों से ा िकए जाने ह। In case of abnormal delays (beyond three months of the due date) in raising the bills on client,the cases are to be pointed out by Internal Auditor and reasons for the same are to be obtained from the Regional offices जांचऔर रपोट कर िक ा उप-ठे के दार अनुबंध की शत के अनुसार अपने िबल जमा करने म िनयिमत ह। िवचलन की सूचना आंत रक लेखापरी क ारा दी जानी है। Examine and report whether sub-contractors are regular in submitting their bills as per contract conditions. Deviations are to be reported by Internal Auditor. िविवध देनदार: Sundry Debtors: आंत रक लेखा परी क ारा 5 वष से अिधक के िविवध देनदारों के मामलों की रपोट की जानी है। The cases of sundry debtors for more than 5 years are to be reported upon by the Internal Auditor. चालू वष के दौरान िकए गए िबिलंग का िववरण और वसूले गए स ंिधत भुगतानों को े ीय कायालय से ा िकया जाना है और ेक ाहक के िलए 6 महीने से अिधक समय से वसूल न की गई रािश को गैर-वसूली के कारणों के साथ रपोट िकया जाना है। The statement of billing made during the current year vis a vis payments realised are to be obtained from RO’s and amount not realised for more than 6 months are to be reported for each client together with reasons for non-realisation. (v) जमारािशयों के साथ बक समाधान का स ापन, यिद कोई हो। / Verification of Bank reconciliation along with terms deposits, if any. बक अिधकृ त ह ा रकताओं ारा संचािलत होते ह जो वतमान म उसी प रयोजना/ े म उपल ह। अिधकृ त ह ा रकताओं को अ े ो/ं प रयोजनाओं म थानांत रत िकए जाने के बाद ह ा रकता के प म जारी रखने के मामलों को आंत रक लेखा परी क ारा इंिगत िकया जाना चािहए। The banks are operated by authorised signatories who are presently available at the same project/region. For authorised Page 11 of 40 signatories transferred to other regions/projects and continuing as signatorysuch cases be pointed out by the Internal Auditor. बक शेष और साविध जमा की पुि ा की जा रही है। The confirmations of bank balances and term deposits are being obtained सभी चालू और बंद प रयोजनाओं के बक खातों के िलए बक समाधान िववरण मािसक आधार पर बनाया जाता है या नही ं । यिद मािसक आधार पर नही ं बनाया जाता है तो मामले को आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकया जाएगा। The bank reconciliation statement is made on a monthly basis or not for all running and closed projects bank accounts. If not made on monthly basis then the matter be reported by Internal Auditor बक समाधान िववरण म ऐसी िवि नही ं है जो 3 महीने से अिधक पुरानी हो। The Bank reconciliation statement do not contain entry which is more than 3 months old बक िववरण ईमेल के मा म से या भौितक मोड म ा िकया गया है। The bank statement have been obtained through email or in physical mode बकों के साथ खोले गए चालू खाते सामा चालू खाते या े ी बक खाते ह तािक धन पर ाज अिजत िकया जा सके । The Current account opened with banks are normal current accounts or flexi bank accounts so as to earn interest on the funds साविध जमा बकों से कोटेशन आमंि त करने के बाद िकए जा रहे ह या साविध जमा बकरों के साथ िकए जाते ह जहां कं पनी का चालू खाता पहले से ही खोला गया है। The Term deposits are being made after inviting quotations from banks or Term deposits are made with bankers where in current account of the company is already opened. अिधशेष िनिध का िनवेश समय-समय पर जारी डीपीई िदशािनदशों के अनुपालन म िकया जा रहा है। The Investment of surplus funds are being made in compliance to DPE guidelines issued from time to time. ा कोई साविध जमा/एफडीआर ईपीआई ारा कर िवभागों आिद सिहत तीसरे प के पास हणािधकार/ ितभूित के प म रखा गया है। Whether any term deposit/FDR has been kept by EPI as a lien/security with third parties including tax departments etc. उन बक खातों की जांच कर और सूचीब कर िजनमे ऑिडट के तहत वष के दौरान लेन-देन नहीं आ है तािक िजनके बंद होने पर िवचार िकया जा सके । Examine and list out the bank accounts which do not have transaction during the year under audit for taking a view of their closure (vi) ईपीआई के साथ उपल सहयोिगयों की बक गारं टी का स ापन। / Verification of the Bank Guarantees of associates available with EPI. ा उप-ठे के दार/आपूितकताओ/ं बोलीदाताओ/ं तृतीय प ों आिद ारा ईपीआई को ुत की गई बक गारं टी ईपीआई ारा अनुमोिदत ा प म है। Page 12 of 40 Whether Bank guarantees submitted by Sub contractor/suppliers/bidders/third parties etc to EPI are in the format approved by EPI ा बक गारं िटयों की पुि ईपीआई ारा िल खत प म ा ई है और मूल पुि यां फाइल म उपल ह। Whether Confirmations of bank guarantees have been received in writing by EPI and original confirmations are available in file ा ईपीआई ारा प िलखकर पुि ा की जाती है और बक गारं टी की पुि ईपीआई प के जवाब म सीधे बकों ारा की जाती है। Whether confirmation is obtained by writing a letter by EPI and bank guarantee confirmations are done directly by banks in response to EPI letter पुि करण ा करते समय, ा पेपर सं ा और मू वग की पुि के साथ-साथ इसके जारी होने की पुि भी ईपीआई ारा ा की जा रही है। While obtaining confirmation, the confirmation of stamp paper number and denomination along with confirmation of its issue are also being obtained by EPI. जांच कर िक ा ईपीआई ने ांप पेपर नंबर की पुि ा करने के साथ- साथ एक नए बक गारं टी या िव ा रत बक गारं टी की पुि ा करने और ीकार करने के िलए एसएफएमएस णाली का पालन िकया है। Examine whether EPI has adhered to following SFMS system for obtaining and accepting confirmation of bank guarantee a new BG or extended BG along with obtaining confirmation of the Stamp paper No. जांच कर िक ा बक गारं िटयों को उनकी सामा वैधता अविध के दौरान, जहां कही ं आव क हो, बढ़ाया जा रहा है। आंत रक लेखा परी क ारा अनु ह अविध के दौरान िव ा रत बक गारं िटयों की रपोट की जानी है। Examine whether Bank Guarantees are being extended during their normal validity period, wherever required. The BG’s extended during grace period are to be reported upon by the Internal Auditor. ा ईपीआई ारा ली गई बक गारं टी की वैधता और समा की उिचत िनगरानी की जा रही है और उन मामलों की रपोट कर जहां बक गारं टी समा हो गई है, यिद कोई हो। Whether validity and expiry of the bank guarantees taken by EPI are being monitored properly and to report cases where BG have expired, if any. (vii) आयकर (टीडीएस) की जांच और जीएसटी कटौती, जमा करना और उिचत और समय पर आविधक रटन भरना। आंत रक लेखा परी ा यह भी सुिनि त करे गी िक आयकर अिधिनयम, सेवा कर अिधिनयम, वैट, जीएसटी और लागू अ अिधिनयमों के ावधानों का अनुपालन िकया जा रहा है। / Checking of IT (TDS) and GST deduction, deposition and filling of periodical returns appropriately and timely. Internal Audit will also ensure that provisions of Income Tax Act, Service Tax Act, VAT, GST and other Acts as applicable are being complied with. आयकर / जीएसटी: Income Tax / GST: आयकर अिधिनयम और जीएसटी कानूनों के ावधानों का अनुपालन टीडीएस कटौती के संबंध म ईपीआई ारा तीसरे प को िकए गए भुगतान के िलए Page 13 of 40 िकया जा रहा है। The provisions of Income Tax Act and GST Laws w.r. t. TDS deduction are being complied by EPI for payments made to third parties. िपछले वष तक ाहक ारा काटे गए टीडीएस की रािश 26एएस के िववरण म पूरी तरह से प रलि त होती है। िवचलन और टीडीएस म गैर- ितिबंब के मामलों को आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकया जाना है। लेखा परी ा की अविध के दौरान या िपछले वष म िविभ ाहकों ारा काटे गए टीडीएस के िववरण के साथ 26 एएस का िववरण आंत रक लेखा परी क ारा लेखा परी ा रपोट के साथ संल िकया जाना चािहए। आंत रक लेखा परी क को ऐसे मामलों की जांच और रपोट करना है जो ाहक ारा टीडीएस के प म काटे जाते ह लेिकन 26 एएस म प रलि त नही ं होते ह। ाहक ारा काटे गए टीडीएस का िववरण और 26 एएस का िववरण े ीय कायालय ारा दान िकया जाना है। े ीय कायालयों म उपल न होने वाली िकसी भी सूचना की व था उनके ारा कॉप रे ट कायालय के सम य से की जानी है। The amount of TDS deducted by client up-to the previous year are fully reflected in the statement of 26AS.Cases of deviations and non-reflection in TDS be reported by Internal Auditor. Statement of 26 AS along with statement of TDS deducted by various clients during the period under audit or in the previous years be enclosed with the Audit report by the Internal Auditor. Internal Auditor is to examine and report such cases which are deducted by client as TDS but not reflected in the 26 AS. The details of TDS deducted by client and details of 26 AS is to be provided by the Regional office. Any information not available at regional offices are to be arranged by them in coordination with Corporate Office. गत कराधान के मामले म, कमचा रयों ारा दी गई घोषणाओं और माणों के आधार पर कमचा रयों के वेतन से कर की औसत दर पर टीडीएस काटा जा रहा है। िवचलन के मामले आंत रक लेखापरी क ारा रपोट िकए जाने चािहए। In case of personal taxation, TDS is being deducted on average rate of tax from salary of employees based on the declarations and proof given by the employees. Cases of deviations to be reported by Internal Auditor. ईपीआई ारा काटे गए टीडीएस (आयकर) और जीएसटी टीडीएस को आईटी अिधिनयम और जीएसटी कानूनों के तहत िनधा रत भुगतान की िनधा रत ितिथ तक जमा िकया जा रहा है। टीडीएस जमा करने म देरी के मामले म, ईपीआई ारा भुगतान िकए गए ाज के साथ आंत रक लेखा परी क ारा मामले की रपोट की जानी चािहए। The TDS (Income Tax) and TDS on GST deducted by EPI are being deposited by the scheduled date of payment as prescribed under IT Act and GST Laws. In case of delay in deposit the TDS, the matter to be reported upon by the Internal Auditor along with Interest paid if any , by EPI. Page 14 of 40 काटे जा रहे टीडीएस (आयकर) को पाट के पैन नंबर म जमा िकया जा रहा है तािक 26 एएस म सही ढंग से ितिबंिबत हो सके । नमूना आधार पर जांच करना और मामलों की रपोट करना, यिद कोई हो। The TDS (Income Tax) being deducted are being deposited in the PAN number of the party so as to correctly reflect in the 26 AS. To test check on sample basis and report the cases, if any. जांच कर िक आयकर अिधिनयम और जीएसटी कानूनों के अनुसार िनधा रत समय अविध के भीतर टीडीएस (आयकर) और जीएसटी टीडीएस की िनधा रत आविधक रटन जमा की जाती है या नही।ं Examine whether the prescribed periodic returns of TDS (Income Tax) and TDS on GST is submitted within the prescribed time period as per Income Tax Act and GST Laws. लेखापरी ा अविध के दौरान ईपीआई पर आयकर से संबंिधत मामलों के िवलंिबत भुगतान/ रटन भरने आिद के िलए कोई जुमाना/ ाज, यिद कोई हो, की जांचऔर रपोट कर। Examine and report if any during the audit period, any fine/penalties or interest for delayed payments/filling of returns etc of matters related to Income Tax is imposed on EPI. आयकर की "टेस" वेबसाइट म प रलि त अित र मांगों की जांच और रपोट कर और ऐसी मांगों पर ेक े ीय कायालय ारा की गई कारवाई के साथ े ीय कायालय/कायालय से ा िकए जाने वाले ेक मामले के िलए ईपीआई ारा की गई कारवाई की रपोट कर। Examine and report the additional demands reflected in “Traces” website of Income Tax and action taken by EPI for each case to be obtained from Regional office/Office along with action taken by each RO on such demands. आंत रक लेखापरी क को जीएसटी अिधिनयम के तहत भी रटन भरने, इनपुट े िडट ा करने आिद सिहत अनुपालनों पर िट णी और रपोट करनी है। Internal Auditor to also comment and report on the compliances under the GST Act including filling of returns, availing input credits etc (viii) िकए गए अित र काय का िव ृत ऑिडट और यह सुिनि त करना िक कं पनी की लेखा नीित के अनुसार खाते की पु कों म िकए गए अित र काय का मू दज िकया जा रहा है (100%)। / Detail audit of extra work done and to ensure that value of extra work done is being accounted for in the books of account as per Accounting Policy of the Company (100%). ा उप-ठे के दार ारा िकए गए/िन ािदत अित र काय, यिद कोई हो, का ईपीआई ारा ाहक से दावा िकया गया है। Whether the extra work done/executed by sub-contractor, if any have been claimed from the client by EPI. उप-ठे के दार ारा अित र काय िन ािदत करने से पहले, उस अित र काय के िलए ाहक का उिचत अनुमोदन ईपीआई के पास उपल था। Before the extra work is executed by sub- contractor, proper approval of the client for that extra work was available with EPI यिद ाहक की ीकृ ित ईपीआई के पास उपल नहीं है और उप-ठे के दार ने अित र काय िन ािदत िकया है तो मामलों को आंत रक लेखा परी क Page 15 of 40 ारा रपोट िकया जाएगा। If the approval of the client is not available with EPI and sub- contractor has executed the extra work then the cases be reported by Internal Auditor ा उप-ठे के दार ारा िकए गए अित र काय का भुगतान उप-ठे के दार को ाहक से संबंिधत भुगतान ा होने के बाद ही िकया जा रहा है। Whether the payment of extra work done by sub-contractor are being paid to Sub contractor only after the receipt of corresponding payments from client (ix) आंत रक लेखा परी क यह सुिनि त करे गा िक ठे के देने/साम ी और उपकरण आिद की खरीद की ि या का पालन िकया गया है (100%)। / Internal Auditor will ensure that the procedure for the award of contracts/procurement of material and equipment etc. has been observed (100%). काम देने के पूव चरण - (जांच के िलए चयिनत फाइलों के संबंध म जांच की जाएगी) Pre award stage – (Checks to be exercised in respect of files selected for examination) जांच कर िक ा काय दान करने के िलए ई-िनिवदा का पालन िकया गया है। िवचलन के मामलों को आंत रक लेखापरी क ारा इंिगत िकया जाना है। Examine whether the e tendering for award of work is followed. Cases of deviations are to be pointed out by Internal Auditor. जांच कर और रपोट कर िक ा ेक प रयोजना के िलए िव ृत िन ादन अनुमान बनाया गया है और उपल है और ऐसे मामलों म ईपीआई े ीय कायालय ारा प रयोजना की िनिवदा ि या शु करने से पहले स म ािधकारी का अनुमोदन ा िकया गया है। गैर-अनुपालन का मामला आंत रक लेखापरी क ारा सूिचत िकया जाना है। स म ािधकारी का माण े ीय कायालयो/ं शाखा कायालयों ारा िदया जाना है। Examine and report if the detailed execution estimate is made and available for each project and approval of the competent authority has been obtained in such cases by EPI RO before initiating the tendering process of the project. The matter of non-compliances to be reported by Internal Auditor. The proof of competent authority is to be given by Regional offices/Branch offices. जांच कर िक ा अनुमान ठीक से बनाए गए ह और दान मू की तुलना अनुमानों से की गयी है। Examine whether estimates have been properly made out and award values compared with estimates. जांचऔर रपोट कर िक ा आकलन कॉप रे ट कायालय म स म ािधकारी ारा अनुमोिदत नही ं ह। Examine and report if the estimates are not approved by competent authority (CA) at Corporate office िनिवदा की दो पैके ट णाली के मामले म, ा पूव यो ता िववरण समय और तारीख पर जमा िकए गए िनिवदा द ावेजों के िववरण को दशाता है और ईपीआई ारा पी ू यो ता की िसफा रशों को अनुमोदन के िलए ुत िकये जाने से पहले अनुभव, िव ीय मानदंड आिद के संबंध म सभी पुि करण भी Page 16 of 40 जारी करने वाले ािधकारी अथात ाहक/चाटड एकाउंटट से ा िकए गए ह। िवचलन को इंिगत करना है , यिद कोई हो। In case of two packet system of Tender, Whether PQ qualification statement is reflecting the particulars of documents submitted at the time and date as indicated in the tender documents and all confirmations w r t experience, financial criteria etc have also been received by EPI by the issuing authority ie., client/Chartered Accountants before recommendations of PQ qualifications are put up for approval. To point out the deviations, if any जांच कर िक िनिवदा आमं ण सूचना (एनआईटी) म पूव-यो ता मानदंड िनिद िकए गए ह या नही।ं Examine whether the Pre-Qualifying criteria has been specified in the Notice Inviting Tender (NIT). जांच कर िक िव ीय बोली के वल पी ू मानदंड/पा ता मानदंडों को पूरा करने वाली पािटयों की ही खोली जानी है और िवचलन यिद कोई हो तो रपोट करना है। Examine that financial bid is to be opened only of parties fulfilling the PQ criteria/eligibility criteria only and to report deviations if any. जाँच कर िक ा िव ीय बोली खोलने से पहले स म ािधकारी का अनुमोदन ा िकया गया है। Examine whether the approval of the Competent authority has been obtained before opening the Financial Bid. ा पाट ारा जमा की गई ईएमडी/ईएमडी बक गारं टी िनिवदा द ावेजों म िदए गए आव कता/ बक गारं टी ा प के अनुसार है। Whether EMD/EMD Bank Guarantee submitted by the party is as per Requirement/BG format given in the Tender documents. जांच कर िक ा ईएमडी के प म जमा की गई बक गारं टी की पुि और पा ता के िलए दावा िकए गए अनुभव की बकों / ाहक ारा पुि ईपीआई ारा काम देने से पहले की जाती है। Examine whether confirmation of the Bank Guarantee submitted as EMD and confirmation of the experience claimed for eligibility are confirmed by the client/banks before award of work by EPI. ा पुि करण मूल प म या ईमेल के मा म से ा ए ह। ऐसे मामलों को आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकया जाना है। Whether confirmations have been received in Original or through emails. Such cases are to be reported by the Internal Auditor. उप-ठे के दारो/ं आपूितकताओ/ं सेवा दाताओं ारा िनिवदाओं के िलए जमा की गई नकद ईएमडी के मामले और िनिवदा को अंितम प देने के दो महीने से अिधक समय तक ईपीआई ारा उ वापस नही ं िकए जाने के मामले म आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकया जाना आव क है। Cases of EMD in cash deposited by sub- contractors/suppliers/service providers for tenders submitted and not refunded to them by EPI for more than two months of the finalisation of the tender are required to be reported by the Internal Auditor. Page 17 of 40 ा टीएससी रपोट म शािमल िव ीय डेटा पी ू मानदंड के अनुसार बोलीदाता ारा ुत द ावेजों से मेल खाता है या जैसा िक िनिवदा म उ ेख िकया गया है, जहां भी लागू हो। Whether the financial data contains in the TSC report matches with the documents submitted by the bidder as per PQ criteria or as mentioned in the Tender, wherever applicable. जाँच कर िक ा तुलना क िववरण जो िनिवदाकारों के मू ांकन को दशाता है, सही ढंग से तैयार िकया गया है। जांच कर िक ा गैर- िति या क िनिवदाओं पर भी बोली-मू ांकन के िलए िवचार िकया गया है। Examine whether the comparative statement which shows the evaluation of the tenderers has been drawn up correctly. Examine whether non - responsive tenders have also been considered for bid - evaluation जांच कर िक ा तुलना क िववरण जो िनिवदाकारों के मू ांकन को दशाता है, पर सभी टीएससी सद ों ारा ह ा र िकए गए ह। िवचलन लेखापरी क ारा सूिचत िकया जाना है। Examine whether the comparative statement which shows the evaluation of the tenderers has been signed by all TSC members. Deviations to be reported by Auditor. जांच कर िक ा देर से िनिवदाएं / िवलंिबत िनिवदाएं ीकार की गई ह और ा मू ांकन के उ े के िलए बोली-प ात प / संचार पर िवचार िकया गया है। Examine whether late tenders / delayed tenders have been accepted and whether post - bid letters / communications for the purpose of evaluation have been considered. जांच कर िक ा सिमित ारा अनुबंध दान करने के िलए अपनी िसफा रशों म दरों की तकसंगतता थािपत/िट णी की गई है। Examine whether reasonability of rates is established/commented upon by the committee in their recommendations for award of contract. जांच कर िक ा बोिलयों को खोलने के बाद, पूव-यो ता आव कताओं म ढील देने के बाद काम िदया गया था। Examine whether award of work were made after relaxing the Pre- qualifying requirements, after opening of the bids. स ािपत कर िक ा सभी चरणों म अथात, तकनीकी अनुमोदन के समय, शासिनक अनुमोदन, िनिवदा बुलाना, िनिवदा सिमित का गठन, बातचीत के िलए बुलाना और काम देने की ीकृ ित म श यों के ायोजन का कड़ाई से पालन िकया गया है। Verify whether the Delegation of Powers have been followed strictly at all stages – i.e., at the time of technical approval, administrative approval, calling for tenders , formation of the tender committee, calling for negotiation and approval of the award. जांच कर िक ा िनिवदाएं / ाव ईपीआई ारा के वल िनिवदा जांच सिमित के सद ों की िसफा रश के साथ ीकार या र िकए जाते ह। िवचलन के मामलों को रपोट िकया जाना है। Examine whether Tenders/offers are accepted or cancelled by EPI only with the recommendation of the tender scrutiny Page 18 of 40 committee members. Cases for deviations be brought and reported upon. लेखापरी क को उप-ठे के दारों को िदए गए काय आदेशों की जांच करनी होती है िक ा समय-समय पर िनिद काय आदेशों के िलए तं बाहरी मॉिनटर (आईईएम) ारा इसकी जांच की गई है। इस िवषय पर आंत रक लेखा परी क ारा नवीनतम प रप ईपीआई से लेखा परी ा के दौरान ा करना होगा। जांच कर िक ा काम के वल सबसे कम बोली लगाने वाले को िदया गया है और एलओआई िनिवदा जांच सिमित (टीएससी) ारा की गई िसफा रशों के आधार पर जारी िकया गया है। Auditor has to examine work orders placed on sub-contractors whether the same has been vetted by Independent External Monitor (IEM) presently for work orders as specified from time to time.The latest circular on the subject shall have to be obtained during the course of audit from EPI by the Internal Auditor. Examine whether the work has been awarded to Lowest Bidder only and LOI is issued on the basis of the recommendations made by the Tender Scrutiny Committee (TSC). जांच कर िक िव िवभाग ारा जारी िकए जाने से पहले लेटर ऑफ अवाड (एलओए) का पुनरी ण िकया गया है या नही।ं Examine whether vetting of the letter of award (LOA) by Finance Department has been effected or not before its issue. जांच कर िक ा स म ािधकारी ारा अवाड के अनुमोदन/अ ीकृ ित के तुरं त बाद असफल बोलीदाताओं की ईएमडी जारी करने के िनदश जारी िकए गए ह। िवचलन के मामलों को लेखापरी कों ारा इंिगत िकया जाना है। Examine whether instructions for release of EMDs of unsuccessful bidders have been issued immediately after approval / rejection of the award by the Competent Authority. Cases of deviation are to be pointed out by the Auditors. जांच कर िक िनिवदाओं के बग़ैर कोटेशन के आधार पर काय दान करने के िलए सीएमडी का अनुमोदन ा िकया गया है या नही।ं Examine whether approval of CMD for award of work on quotations basis under dispensing with tenders has been obtained or not. नामांकन के आधार पर/एकल िनिवदा के आधार पर काय दान करने के मामले म उसका उिचत औिच बनाया गया है और डीओपी (श यों का ायोजन) म संके त के अनुसार स म ािधकारी का अनुमोदन ा िकया गया है। नामांकन / एकल िनिवदा आधार के आधार पर िदए गए काय की सूची की आंत रक लेखा परी क ारा सूचना दी जानी चािहए। In case of award of work on nomination basis /single tender proper justification has been made for the same and approval of the competent authority has been obtained as indicated in the DOP (delegation of Powers).List of works/jobs awarded on nomination basis/Single tender basis be reported by Internal Auditor. जांच कर िक ा फम को पुनरावत ऑडर िदए गए ह, यिद हां, आंत रक लेखा परी क ारा मामले इंिगत िकए जाने ह और नवीनतम ईपीआई नीित/िदशािनदशों का अनुपालन िकया गया है या नही,ं इस पर िट णी की Page 19 of 40 जानी है। Examine whether repeat orders have been placed on the firms ,if yes, the cases to be pointed out by Internal Auditor and latest EPI policy/guidelines have been complied with or not is to be commented upon. काय का िन ादन: Execution of work: आंत रक लेखापरी क यह जांच कर रपोट करे गा िक ा ठे के दारो/ं िव े ताओं को के वल अनुबंध शत के अनुसार मोिबलाइज़ेशन एडवांस या कोई अ अि म िदया गया है और उनकी वसूली भी अनुबंध की शत के अनुसार की जा रही है। िवचलन, यिद कोई हो, की रपोट आंत रक लेखापरी क ारा की जानी है। Internal Auditor to examine and report whether Mobilization Advance or any other advance are given to contractors/vendors as per contract conditions only and their recovery is also being made as per contract conditions. Deviations, if any, are to be reported upon by the Internal Auditor. जाँच कर िक ा ाज वाले मोिबलाइज़ेशन अि म या िकसी अ अि म का, यिद कोई हो, का भुगतान बक गारं टी जमा करने पर िकया जाता है जैसा िक अनुबंध की शत म दान िकया गया है। Examine whether interest bearing Mobilisation Advance or any other advance, if any are paid on submission of Bank Guarantee as provided in the terms of the Contract. सभी नई बक गारं िटयों और उसके िव ार के िलए बक गारं टी पुि करण ईपीआई ारा ा िकया जा रहा है। िवचलन के मामले आंत रक लेखापरी क ारा रपोट िकए जाने चािहए। Bank Guarantee confirmations for all new bank guarantees and extensions thereof are being obtained by EPI. Cases of deviations to be reported by Internal Auditor. ाहक से संबंिधत भुगतान ा होने के बाद ही ईपीआई ारा अित र मदो,ं मा ा िभ ता का भुगतान िकया जाता है। िवचलन के मामले, यिद कोई हो, आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकया जाना है। The payment of extra items, quantity variation are done by EPI only after receipt of corresponding payments from client .Cases of deviations, if any to be reported by Internal Auditor. ऐसे मामले जहां अि म/वसूली यो रािश की वसूली आ थिगत है या उप- ठे के दारो/ं आपूितकताओं के िबलों से िनयिमत प से या अनुबंध की शत के अनुसार नही ं की जा रही है। Cases where recovery of advances /amount recoverable is deferred or not being done from the bills of sub- contractors/suppliers regularly or as per contract conditions ईपीआई ारा भुगतान िकए जाने वाले अि म ाज भा रत होगं े। िवचलन के मामले जहां ईपीआई ारा ाज नही ं िलया जा रहा है या ईपीआई ारा वसूल नही ं िकया जा रहा है, आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकया जाना है। Advances to be paid by EPI are to be interest bearing. Cases of deviations where interest is not being charged by EPI or not being recovered by EPI are to be reported by Internal Auditor. आंत रक लेखापरी ा यह सुिनि त करे गी िक िकए गए काय की रकॉिडग, िकए गए अित र काय के िलए साम ी की खपत माणीकरण और ाहकों Page 20 of 40 पर उनकी िबिलंग के संबंध म, आंत रक िनयं ण णाली का पालन िकया गया है। उपरो के स ापन के िलए, आंत रक लेखापरी ा जाँच करे गी िक ा: Internal Audit will ensure that Internal Control systems in respect of recording of work done, material consumed certification of extra work done and their billing on clients have been compiled with. For verification of above, Internal Audit shall check whether:  ेक ोजे के िलए जैसे ही एसोिसएट्स ारा और ाइंट्स पर िबल पेश िकए जाते ह, आर/ए िबल की कॉपी ोजे इंचाज ारा िव को ुत की जाती है। Copy of R/A bill is furnished by Project In-charge for each project to associate finance as soon as the bills are raised by associates and on clients.  िबलों म िकए गए काय का िववरण, उपभोग की गई साम ी, हाथ म साम ी की थित और िकए गए अित र काय का िववरण होता है। Bills contain the details of the works done, material consumed, position of material in hand and details of extra work done.  िकए गए अित र काय के िलए ाहक/स म ािधकारी का अनुमोदन ा होता है। Extra work done carries the approval of Client/Competent Authority.  ाहको/ं सहयोिगयों के साथ लेनदेन अनुबंध की शत के अनुसार िन ािदत िकए गए ह। यिद नही,ं तो ा ाहक/स म ािधकारी का अनुमोदन मौजूद है। Transactions have been executed in accordance withthe terms of agreement with Clients/Associates. If not whether approval of the Client/Competent Authority exists. अनुबंध ावधानों के संदभ म ईपीआई और उसके सहयोिगयों ारा ा बीमा कवर की पया ता और वैधता की जांच कर तािक ईपीआई पर संभािवत जो खमों को कवर िकया जा सके । Examine the adequacy and validity of the Insurance covers obtained by EPI and its associates in terms of the contract provisions so as to cover the probable risks on EPI. आंत रक लेखा परी क जांच करे गा और रपोट करे गा िक अनुबंध की शत के अनुसार ाहक से वैट/जीएसटी आिद की ितपूित की वसूली तेजी से की जा रही है या नही।ं Internal Auditor to examine and report whether recovery of reimbursement of VAT / GST etc. is being made from client expeditiously as per contract conditions. उप-ठे के दारों के मामलों की जांच कर जहां ईएसआईसी और पीएफ अंशदान प क/ईसीआर उप-ठे के दारों ारा/से ा / ुत नही ं िकए गए ह। गैर- अनुपालन के मामलों को आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकया जाना है। Examine the sub-contractors cases where ESIC and PF Contribution sheets/ECR have not been obtained/submitted from/by the sub-contractors. The cases of non compliances to be reported upon by the Internal Auditor. Page 21 of 40 (x) खातों की पु कों का रखरखाव िदन- ितिदन के आधार पर िकया जा रहा है। / Books of Accounts are being maintained on day to day basis. जाँचऔर रपोट कर िक ा खातों की पु कों का रखरखाव क ूटरीकृ त िकया जाता है। Examine and report whether books of accounts are maintained are computerised जांच कर िक सैप खातों की िकताबों के बारे म पया जानकारी दान करने म स म है और एमआईएस सैप के मा म से उ होता है और खातों की िकताबों म लेनदेन को ठीक से दज िकया गया है। Examine that SAP is able to provide sufficient information w r t books of accounts and MIS is generated through SAP and Transactions have been properly recorded in the Books of Accounts. वाउचर दैिनक आधार पर अिधकृ त िकए जा रहे ह और ईपीआई ारा िकए गए िव ीय लेनदेन के संबंध म खातों की पु क अप टू डेट ह। Vouchers are being authorised on daily basis and books of accounts are up to date w r t financial transactions made by EPI वाउचर का इस उ े के िलए िविधवत अिधकृ त िव अिधकारी ारा ािधकरण िकया जा रहा है और ईपीआई ारा अिधकृ त अिधका रयों के उिचत ह ा र ा करने के बाद ही ईपीआई ारा भुगतान जारी िकया जा रहा है। Authorisation of Vouchers is being done by finance officer duly authorised for this purpose and payments are being released by EPI only after obtaining proper signatories of officials authorised by EPI सभी वाउचर उलट वाउचर सिहत ठीक से दा खल िकए गए ह, म से मांिकत ह और अिधकृ त ह ा रकताओं ारा ह ा रत ह। All vouchers are properly filed,serially numbered and signed by authorised signatories including the reversal vouchers. (xi) आंत रक लेखा परी ा यह स ािपत करे गी िक इ टरी मू ांकन प रभािषत लेखा नीित के अनुसार िकया जा रहा है। / Internal Audit will verify that the Inventory valuation is being done as per the defined Accounting Policy. जाँच कर िक ा साम ी की सूची, यिद कोई हो, का रखरखाव लेखा परी ा की अविध के दौरान ईपीआई ारा िकया जाता है, यिद हाँ, तो उसका िववरण। Examine if the Inventory of material, if any is maintained by EPI during the period under audit,if yes, details thereof. ा ईपीआई के पास इ टी, यिद कोई हो, का मू ांकन लागू लेखा नीित के अनुसार िकया जाता है। Whether Inventory,if any with EPI is valued as per accounting policy in force. ा ईपीआई ारा अपने उप-ठे के दारों को साम ी िन:शु जारी की जा रही है। यिद हां, तो ईपीआई ारा साम ी सौपं ने की उिचत रसीद ा की जा रही है। िवचलन के मामले आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकए जाने ह। Whether free issue of materials is being given by EPI to its sub- contractors. If yes, then proper receipts of issue of handing over of material are being obtained with EPI. Cases of deviations are Page 22 of 40 to be reported by Internal Auditor. ा ईपीआई और उप-ठे के दार के बीच अनुबंध की शत के अनुसार साम ी का मु िनगम और उसकी वसूली का िमलान िकया गया है। यिद नही ं तो आंत रक लेखा परी क ारा इसका िववरण और आयु की सूचना दी जानी है। Whether free issue of materials and its recovery as per contract conditions are reconciled between EPI and sub-contractor. If no details and age thereof be reported by the Internal Auditor. जांचऔर रपोट कर िक इ टी का पुराना ॉक ईपीआई के पास पड़ा है जो बंद या चालू प रयोजना से संबंिधत है। Examine and report is old stock of inventory is lying with EPI which are related to closed or on- going project. ा ऐसी पुरानी इ टी की सुरि त अिभर ा के िलए ईपीआई ारा कोई य िकया जा रहा है, यिद हां, तो आंत रक लेखा परी क ारा िववरण दान िकया जाना है। Whether any expenditure is being incurred by EPI for safe custody of such old inventory, if yes, details are to be provided by Internal Auditor. (xii) अचल संपि यों के रकॉड की लेखापरी ा और संपि की सुर ा और धोखाधड़ी और अ अिनयिमतताओं को रोकने के िलए कं पनी अिधिनयम 2013 के ावधानों के अनुसार पया लेखा रकॉड का रखरखाव सुिनि त करने के िलए। / Audit of Fixed Assets records and to ensure maintenance of adequate accounting records in accordance with the provisions of Companies Act.’ 2013 for safeguarding the assets and for preventing the fraud and other irregularities. जांच कर िक उिचत अचल संपि रिज र अचल संपि की पहचान के साथ और अचल संपि के थान के खुलासे के साथ बनाए रखा गया है। Examine proper Fixed asset register has been maintained together with identification of the fixed assets and location of the Fixed asset has been disclosed. अचल संपि यों का भौितक स ापन िकया जाता है। भौितक स ापन करने की अविध वष म एक बार है या वष म दो बार, आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकया जाना है। Physical verification of fixed assets is carried out .The Period of carrying out physical whether once a year or twice a year is to be reported by Internal Auditor. ा भौितक स ापन के अनुसार और बही शेष म िकसी िवसंगित की सूचना दी गई है। यिद हां, तो ा लेखा पु कों म समायोजन के िलए कारवाई की गई है। Whether any discrepancy is reported in the book balance and as per physical verification carried out.If yes, whether action has been taken for its adjustment in the books of accounts. ा उपयोग म आने वाली अचल संपि यो,ं कायालय भवन, एफ एं ड एफ, कं ूटर, कायालय उपकरणों के िलए उिचत बीमा कवर उपल है, तािक ित थापन लागत सिहत आग, चोरी, भूकं प आिद के कारण िकसी भी संभािवत नुकसान के जो खम को कवर िकया जा सके । कम बीमा/अपया बीमा के मामलों को आंत रक लेखापरी क ारा कारवाई के िलए बंधन को रपोट िकया जाना है। Whether proper Insurance cover is available for Fixed assets under use, office building, F&F, Computers, office equipments, Page 23 of 40 so as to cover risk towards any probable loss due to fire, theft, earthquake etc including replacement cost. The cases of under insurance/inadequate insurance are to be reported upon for management action by the Internal Auditor. जांच कर िक कोई अचल संपि , कायालय उपकरण आिद की चोरी, आग, सधमारी आिद के कारण खो जाने की सूचना है। यिद हां, दज िकए गए बीमा दावों की थित के साथ मामलों की रपोट की जानी है। Examine where any fixed assets, office equipments, etc are reported lost due to theft, fire, burglary etc. if yes, the cases to be reported along with status of Insurance claims lodged. जांच कर िक ा कमचा रयों को कं ूटर, लैपटॉप, मोबाइल फोन आिद जारी करने के िलए उिचत रकॉड बनाए गए ह। िवसंगितयों आिद पर आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकया जाना है। Examine whether proper records are maintained for issue of computers,laptops, mobile phones, etc to employees. Internal Auditor to report on discrepancies etc संपि के बेकार पड़े रहने और आिथक मर त से परे संपि के मामलो,ं यिद कोई हो, की जांच और रपोट कर। Examine and report the cases of assets lying idle cases of assets beyond economic repairs, if any. जांच कर िक ा ईपीआई के ािम वाली भूिम और भवन, पी एं ड एम सिहत संपि यां बेकार और अिधशेष नही ं ह, यिद कोई संपि यां बेकार पड़ी हो तो आंत रक लेखा परी क ारा उन मामलों की रपोट की जानी है। Examine if the assets including land and buildings,P&M, owned by EPI are not lying idle ,surplus, if any and Internal Auditor to report cases where the assets are lying idle. (xiii) आंत रक लेखा परी ा यह सुिनि त करे गी िक सभी लागू लेखा मानकों का अनुपालन िकया जा रहा है। / Internal Audit will ensure that all Applicable Accounting Standards are being complied. लेखा मानकों की आव कताओं की तुलना म ईपीआई ारा लागू लेखांकन नीितयों की जांच कर और ईपीआई को इसमे सुधार के िलए िवचार करने के िलए सुझाव द, यिद कोई हो। Examine the Accounting Policies in force by EPI vis a vis requirements of AS and suggestions, if any for improvement be made for consideration of EPI (xiv) त ाल िपछली रपोट म रपोट िकए गए लंिबत मामलों के अनुपालन की जांच करना और इसके अनुपालन की रपोट करना। / To check the compliances of the matters reported in immediate previous report as pending and report its compliances. (xv) ेक े ीय कायालय ारा ोप/िदशािनदशों वाली आंत रक लेखापरी ा िनयमावली को इले ॉिनक प से साझा िकया जाएगा। / The Internal Audit manual containing Scope/Guidelines will be shared electronically by each Regional office. (xvi) आयु िव ेषण के साथ "उप-ठे के दार से वसूली यो रािश" के मामलों की जांच करने के िलए। / To examine the cases of “Amount recoverable from sub-contractor” along with Age analysis. Page 24 of 40 उप-ठे के दारों से वसूली यो रािश के सभी मामलों के साथ-साथ आयु िव ेषण यानी 6 महीने से अिधक, 6-12 महीने, 12-36 महीने और 36 महीने से अिधक के िलए े ीय कायालयों से आंत रक लेखा परी कों ारा सूची ा करना आव क है। List is required to be obtained by Internal Auditors from Regional offices for all cases of amount recoverable from sub- contractors along with age analysis ie., more than 6 months,6-12 months,12-36 months and more than 36 months. वसूली यो रािश का िववरण जो वसूली के िलए 6 महीने से अिधक के िलए बकाया है, आंत रक लेखा परी क ारा इसकी गैर-वसूली के िलए ईपीआई से ा िकए जाने वाले कारणों के साथ रपोट िकया जाना है। The details of amount recoverable which are outstanding for recovery for more than 6 months are to be reported by Internal auditor along with reasons to be obtained from EPI for its non recovery ऐसे मामलों म रािश का िमलान जहां वसूली यो रािश अिधक या भारी बकाया िदख रही है, आंत रक लेखा परी क ारा ितिबंिबत िकया जाना है। Cases where reconciliation of amount recoverable which are showing excess or huge outstanding are to be reflected by Internal Auditor. आयु िव ेषण के साथ मामले, अिधक वसूली के कारण, यिद कोई हो,ं तो ेक मामले के िलए आंत रक लेखा परी क ारा िट णी की जानी चािहए। Cases along with age analysis, reasons for excess recovery,if any has to be commented upon by the Internal Auditor for each case. वसूली यो रािश के मामले जो 6 महीने से अिधक समय से बकाया ह और िजनकी वसूली के िलए कोई कारवाई नहीं की गई है, ऐसे मामलों को आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकया जाना है। Cases of amount recoverable which are outstanding for more than 6 months and on which no action has been taken for its recovery, such matters are to be reported by the Internal Auditor. (xvii) आपूितकताओ/ं उप-ठे के दारों ारा ुत बक गारं िटयों के अिभलेखों का रखरखाव और उनकी आविधक समी ा। / Maintenance of records of Bank guarantees submitted by suppliers/sub-contractors and their periodic review. जांच कर िक ा उप-ठे के दारों ारा ईपीआई को जमा की गई बक गारं टी के िलए े ीय कायालय/प रयोजना कायालय ारा उिचत और अप टू डेट रकॉड बनाए गए ह। Examine whether proper and upto date records are made by Regional office/Project office for Bank guarantees submitted by sub-contractors to EPI जांच कर िक ा एसएफएमएस संदेश के मा म से उिचत पुि करण, ांप पेपर और बक गारं टी जारी करने की पुि का े ीय कायालय /कायालय ारा पालन िकया जाता है। Examine whether proper confirmation through SFMS message, confirmation of issue of stamp paper and Bank Guarantee are followed by RO/Office Page 25 of 40 ा जमा की गई बक गारं िटयों को सुरि त अिभर ा म रखा गया है और जो खम और चोरी या आग आिद के कारण नुकसान की संभावना नही ं है। Whether bank guarantees submitted are kept in safe custody and is not prone to risk and theft or loss due to fire, etc जाँच कर िक ा बक गारं िटयाँ वैध ह। यह देखा जाना चािहए िक ा समा होने वाली बक गारं टी, के िलए े ीय कायालय/कायालय ारा िव ार प जारी िकया गया है। ऐसे मामलों को आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकया जाना है। Examine if the Bank Guarantees are valid .Bank Guarantees nearing expiry are to be seen w r t whether letter of extension has been issued by the RO/Office and Internal auditor to report such cases. ा िन ादन गारं टी और मोिबलाइज़ेशन अि म के िलए बक गारं टी, सुर ा जमा ईपीआई के अनुमोिदत ा प के अनुसार ीकार िकए गए ह। िवचलन के मामलों की रपोट की जानी है। Whether bank guarantees towards performance guarantees and mobilisation advance, security deposit have been accepted as per the approved format of EPI.Cases of deviations are to be reported. (xviii) 6 महीने से अिधक के िलए िविवध देनदारो/ं ापार ा की थित। / The status of sundry debtors/trade receivables for more than 6 months. िविवध देनदारो/ं ापार ा यों के मामलों की जांच और रपोट करनी है, जो 6 महीने से अिधक के िलए बकाया ह। Examine and report of cases of sundry debtors/Trade receivables which are outstanding for more than 6 months ेक मामले की वसूली न होने के कारण और वष के दौरान ईपीआई ारा इसकी वसूली के िलए की गई कारवाई की रपोट आंत रक लेखापरी क ारा की जानी है। यिद लेखापरी ा के तहत वष के दौरान कोई यास नही ं िकया जाता है, तो ऐसे मामलों को आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकया जाना है। Reasons for non-realisation against each case and action taken by EPI during the year for its realisation are to be reported by Internal Auditor. If no effort is made during the year under audit, such cases are to be reported by the Internal Auditor. चालू िव ीय वष के दौरान पुराने बकाया मामलों के िलए े ीय कायालय ारा वसूल की गई रािश को आंत रक लेखापरी क ारा रपोट िकया जाना आव क है। The amounts realised by the RO during the current financial year for old outstanding cases are required to be reported upon by Internal Auditor. (xix) ईपीआई ारा नई िनिवदाओं के िलए ईएमडी के प म दी गई और ईपीआई को वापस नही ं की गई रािश। / Amount given by EPI as EMD for new tenders and not returned to EPI. चालू िव ीय वष के दौरान भाग लेने वाली िनिवदाओं के िलए ईपीआई ारा ुत ईएमडी की सूची े ीय कायालय से ा की जानी है। Page 26 of 40 List of EMD submitted by EPI for tenders participated during the current financial year be obtained from Regional office. उन मामलों की जांच कर जहां ई.पी.आई. ारा ईएमडी नकद म जमा की गई है, यिद कोई हो। ऐसे मामलों को आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकया जाना है। Examine the cases where the EMD has been submitted by EPI in cash, if any. Such cases are to be reported by Internal Auditor. जांच कर िक ा 6 महीने से अिधक पुराने मामलों के िलए ईएमडी (नकद म भुगतान की गई ईएमडी, एफडीआर सिहत) को ईपीआई ारा वापस ा िकया गया है। ईएमडी के मामले जो ईपीआई को 6 महीने से अिधक के िलए ा िकए जाने ह, उनकी गैर- ा के कारणों के साथ आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकया जाना है। आंत रक लेखापरी क ारा संबंिधत े ीय कायालय/कायालयों से कारण ा िकए जाने ह। Examine whether the EMD (Including EMD paid in cash,FDR ) for old cases (for more than 6 months after submission date) has been received back by EPI.The cases of EMD which are to be received by EPI for more than 6 months are to be reported by Internal Auditor along with reasons for their non-receipt. Reasons to be obtained from respective RO’’s/Offices by Internal Auditor. (xx) ईपीआई ारा नई िनिवदाओं के िलए ईएमडी के प म ीकार की गई लेिकन अभी तक ईपीआई ारा देय नही ं रािश। /Amount accepted by EPI as EMD for new tenders but are yet to be payable by EPI. चालू िव ीय वष के दौरान ईपीआई ारा ा ईएमडी की सूची समी ा के िलए आरओ/कायालयों से ा की जानी है। List of EMD received by EPI during the current financial year are to be obtained from the RO/Offices for review बोलीदाताओं ारा जमा की गई ईएमडी उसी मोड म है, अथात, नकद, बीजी, आिद, जो िक िनिवदा द ावेजों म उ खत है। वतमान म, े ीय कायालयों को श यों का ायोजन ारा ेक मामले म पािटयों को 5 करोड़ पये तक का काम देने की अनुमित है। EMD submitted by the Bidders are in the same mode i.e., cash, BG, etc which is as mentioned in the Tender documents. At present, The Regional offices are permitted by Delegation of Powers to award the work to parties upto Rs 5 crore in each case. जांच कर और रपोट कर िक उन िनिवदाओं के संबंध म जहाँ िनिवदाओं को पहले ही अंितम प दे िदया गया है और काय आदेश िदए गए ह, असफल िनिवदाकारों की ईएमडी िनिवदा को अंितम प देने/काय आदेश देने के दो महीने के भीतर वापस कर दी जाती है। िवचलन के मामलों की रपोट आंत रक लेखापरी क ारा की जानी है। Examine and report whether for Tenders already finalised and work orders are placed, EMD of the unsuccessful tenderers are returned with -in two months of the finalisation of the tender/placement of work order. Cases of deviations are to be reported upon by the Internal Auditor. जांच कर िक ईपीआई को जमा की गई ईएमडी बोलीदाता ारा के वल अपने Page 27 of 40 नाम पर जमा की गई है। िवचलन के मामलों की रपोट आंत रक लेखापरी क ारा की जानी है। Examine that EMD submitted to EPI have been submitted by the bidder in his own name only. Cases of deviations are to be reported upon by the Internal Auditor. (xxi) सैप वाउचर ािधकरण ि या और भुगतान/ ितपूित के िलए दावो/ं िबलों को पा रत करना। / SAP Voucher Authorisation process and Passing of claims/bills for payments/reimbursements. जांच कर और रपोट कर िक ा वाउचर के वल अिधकृ त अिधका रयों ारा अिधकृ त ह। अनािधकृ त अिधका रयों ारा वाउचर के ािधकार की सूचना आंत रक लेखापरी क ारा दी जानी चािहए। Examine and report whether vouchers are authorised only by authorised officials. Authorisation of vouchers by unauthorised officials are to be reported upon by Internal Auditor. जांच कर िक वाउचर कम से कम दो िव अिधका रयों ारा वाउचर के उिचत पा रत होने के बाद अिधका रयों ारा अिधकृ त ह। िवचलन के मामलों की रपोट आंत रक लेखापरी क ारा की जानी है। Examine that vouchers are authorised by officials after proper passing of vouchers by minimum two finance officers. Cases of deviations are to be reported upon by Internal Auditor. सैप/िव ीय पु कों म अिधकृ त सभी वाउचर पर ह ा र होने चािहए िजसम रवसल वाउचर या समायोजन जेवी वाउचर शािमल ह। िवचलन के मामले आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकए जाने ह। All vouchers which are authorised in SAP/Financial books must have the signatures on each vouchers including reversal vouchers or adjustment JV vouchers. Cases of deviation are to be reported by the Internal Auditor. सभी भुगतान वाउचर िज सैप म अिधकृ त िकया गया है, के साथ मूल िबल / कै श मेमो आिद होने चािहए और सहायक िबल / मूल कै श मेमो आिद को भुगतान के प म उिचत प से मुि त या पृ ांिकत िकया जाना चािहए तािक उनके डु के ट भुगतान से बचा जा सके । िवचलन के मामलों की रपोट आंत रक लेखापरी क ारा की जानी है। All Payment vouchers which have been authorised in SAP should have the original bills/cash memos etc and the supporting bills/original cash memos etc are properly stamped or endorsed as PAID so as to avoid their duplicate payments. Cases of deviations are to be reported upon by the Internal Auditor. सभी वाउचर फाइल ठीक से मांिकत ह और हाड बाउंड फो र म उपल ह (चालू वष को छोड़कर)। All Voucher files are properly numbered and are available in Hard bound folders (except current Year) (xxii) उपठे के दारो/ं आपूितकताओं ारा पूण िकए गए काय के िलए अंितम िबलों को जारी करना। / Raising of Final Bills by Subcontractors/suppliers for completed work. आंत रक लेखापरी क अलग से े ीय कायालय/कायालयों से चल रहे काय की सूची और भौितक प से पूण िकए गए काय की सूची मांगगे। Page 28 of 40 Internal Auditors shall ask for the list of ongoing works and list of physically completed works separately from the Regional office/offices पूण िकए गए काय के मामलों की जांच और रपोट कर जहां उप ठे के दारों ारा ईपीआई पर "अंितम िबल" नही ं िदया गया है और े ीय कायालयो/ं कायालयों से देरी के कारणों को ा करना आव क है। Examine and report the cases of completed works where the “Final Bill” has not been raised by Sub contractors on EPI and reasons for delay are required to be obtained from the Regional Offices/Offices. उप-ठे के दारों को देय रािश जारी करने से पहले जाँच कर िक ा े ीय कायालय/कायालयों ारा ‘कोई दावा नही’ं माण प ा िकया जा रहा है। िवचलन, यिद कोई हो, की रपोट आंत रक लेखापरी क ारा की जानी है। Examine and check if ‘No Claim Certificate’ is being obtained by RO’s/Offices while before releasing the dues to sub-contractors. deviations if any are to be reported upon by the Internal Auditor. (xxiii) तीसरे प / ाहक से शेष रािश की पुि । / Confirmation of Balances from Third parties/client. जांच कर और रपोट कर िक चालू िव ीय वष और त ाल िपछले वष के दौरान ईपीआई ारा तीसरे प / उप-ठे के दारों / ाहकों आिद के साथ शेष रािश की पुि ा की गई है या नही।ं Examine and report whether the confirmation of balances with third parties/sub-contractors /clients etc have been obtained by EPI during the current financial year and immediate previous year. शेष रािश की पुि ा करने के िलए आव क सुधारों की णाली की जांच और इस पर िट णी कर। कॉरपोरे ट कायालय ारा समय-समय पर/हर साल जारी िकए गए प ों का संदभ ल। Examine and comment on the system of improvements required for obtaining confirmations of balances. Reference be made of the letters issued by Corporate office from time to time/every year. (xxiv) आंत रक लेखापरी क आईसीएफआर लेखापरी ा सिहत िपछले वष लेखापरी ा म सुझाए गए िस म सुधारों के िलए िन िल खत पर रपोट करे गा। / Internal Auditor to report on the following for systems Improvements suggested in the previous year Audits including ICFR audit: आंत रक लेखापरी क को िस म पर िट णी और रपोट करनी है िक ा इनवॉइस को ाइंट पर समय पर जमा करने के तुरं त बाद खातों की पु कों म िविधवत दज िकया गया है या नही।ं Internal Auditor to comment and report on the system whether or not Invoices are duly recorded in the books of accounts immediately after raising them on client and on timely basis. आंत रक लेखापरी ा को यह सुिनि त करना है और रपोट करना है जहां िनिवदा द ावेजों को अपलोड करने और हो करने म अनुिचत देरी ई है। कं पनी ारा िनधा रत समय-सीमा को आंत रक लेखा परी क ारा देखा जाना चािहए। यिद कोई व था नही ं है, तो आंत रक लेखापरी ा णाली के न होने Page 29 of 40 के बारे म मामले की रपोट कर। िनिवदा को अपलोड करना और हो करना काय अनुसूची के अधीन भी है। Internal Audit to ensure and report where unreasonable delay in uploading and hosting of tender documents have taken place. The timelines prescribed by the company has to be seen by Internal Auditor. If there is no system in place, then IA to report the matter about non-existence of the system. The uploading and hosting of tender is subject to the work schedule also. आंत रक लेखापरी क उन मामलों पर िट णी करे गा और रपोट करे गा जहां े ीय कायालयों ारा सैप म चालान तुरं त दज नही ं िकए जाते ह। आंत रक लेखापरी क उन मामलों पर भी िट णी कर जहां ाहक/उप- ठे के दारो/ं िव े ताओं आिद के संबंध म े ीय कायालयो/ं कॉप रे ट कायालय के पास िपछले शेष का कोई पुि करण उपल नहीं है। Internal Auditor to comment and report cases where Invoices are not immediately recorded in SAP by Regional offices. Internal Auditor to also comment the cases where No previous balance confirmations are available with the regional offices/Corporate Office in respect of client/sub-contractors/vendors etc. आंत रक लेखा परी क को देनदारों के बकाया मामलों की रपोट करनी है जहां ाहक के साथ कोई िमलान नही ं िकया गया है और खातों की िकताबों म िविवध देनदारों की रािश िदखाई दे रही है। Internal Auditor to report the outstanding cases of debtors where no reconciliation has been made with the client and the amount of sundry debtors is appearing in the books of accounts. आंत रक लेखापरी क देनदारों के बकाया मामलों को अलग से रपोट करे गा और अनुवत कारवाई और देनदारों की वसूली के िलए ि या की कमजो रयों पर िट णी करे गा जो बंधन को देनदारों की वसूली के िलए कारवाई करने म मदद कर सकता है। आंत रक लेखा परी क ारा आकलन और िट णी की जानी है िक े ीय कायालय/प रयोजना कायालय ारा िकए गए यास पया है या नही।ं Internal Auditor to report the outstanding cases of debtors separately and comment on the weakness of the procedure for follow up and realisation of debtors which could help management in taking action for realisation of debtors. Efforts made by Regional office/Project office is to be assessed whether adequate or not is to be commented upon by the Internal Auditor. आंत रक लेखापरी क उन मामलों पर िट णी कर और रपोट कर जहां उप- ठे के दारों से अि म/ वसूली यो रािश े ीय कायालयों ारा त ाल समायोिजत/वसूली नहीं की जाती है। आंत रक लेखा परी क को उनकी गैर- वसूली और समायोजन के िलए िट णी ा करनी है। Internal Auditor to comment and report cases where advances/amount recoverable from sub-contractors are not immediately adjusted/recovered by Regional offices. Internal auditor to obtain comments for their non-recovery and adjustment. Page 30 of 40 आंत रक लेखापरी क उन मामलों पर िट णी करे गा और रपोट करे गा जहां ईएमडी ाहक के पास नकद या बक गारं टी/एफडीआर के प म जमा की गई है और ाहक से उसका रफं ड ा होना लंिबत है। बोली द ावेजों म िनधा रत समय सीमा से अिधक समयाविध के िलए देरी के मामलों की सूचना दी जानी चािहए। Internal Auditor to comment and report cases where EMD deposited with client in cash or in the form of Bank Guarantees/FDR and its refund from client is pending to be received. The cases of delay for time period beyond timelines prescribed in bidding documents needs to be reported आंत रक लेखा परी क को उन मामलों को सुिनि त और रपोट करना है जहां इनपुट टै े िडट नही ं िलया गया है या जीएसटी के अनुसार गलत इनपुट टै े िडट िलया गया है। Internal auditor to ensure and report the cases where the Input tax credit has not been taken or wrong input tax credit as per GST has been taken. आंत रक लेखापरी क यह जांच करे गा और रपोट करे गा िक ा कर अिधका रयों से लंिबत धनवापसी की वसूली के िलए े ीय कायालय/प रयोजना कायालय ारा पया यास िकए जा रहे ह। Internal Auditor to examine and report whether adequate efforts are being made by Regional Office/Project Office for realisation of pending refunds from tax authorities. (xxv) रकॉड बनाए रखने के िलए जहां ईपीआई सीमट, ील आिद जैसी साम ी खरीद रहा है। /To maintain Records where EPI is purchasing material like cement, steel etc. जांच कर और रपोट कर िक ा ईपीआई ारा आंत रक लेखा परी कों को उनकी समी ा के िलए साम ी, सीमट आिद की ा के पया रकॉड उपल कराए गए ह। े ीय कायालय से आंत रक लेखा परी क के स ापन के िलए संबंिधत रकॉड जमा करने का अनुरोध िकया जाता है। Examine and report if sufficient records of receipt of material, cement, etc are made available by EPI to Internal Auditors for their review. RO office are to be requested to submit the related records for verification of the Internal Auditor जांच कर िक ा ईपीआई को भुगतान से पहले साम ी आिद ा हो रही है। े ीय कायालय को इसके लेखा और जारी करने से संबंिधत ासंिगक द ावेज आंत रक लेखा परी कों को िदखाने ह। Examine whether material etc are being received by EPI before its payment. The RO’s must show the relevant documents relating to its accountal and issue to Internal Auditors. ईपीआई काय थल या ोर पर साम ी खरीद द ावेजों म इसकी ा सुिनि त करने के िलए जीएसटी िब ी चालान, िडलीवरी चालान, टांसपोटर कॉपी आिद होना चािहए। साइट पर ा साम ी के िलए, आंत रक लेखा परी क स ापन के िलए दान िकए गए द ावेज की संपूणता पर िट णी कर। The material purchase documents to have GST sales invoices, delivery challan, transporter copy etc for ensuring its receipt at EPI work site or stores, if maintained. For materials received at site, internal auditor to comment upon on the complete Page 31 of 40 documentation provided for verification or not. जांच कर िक ा कोई साम ी जो खरीदी गई है लेिकन ईपीआई के साथ अ यु पड़ी है। ऐसे मामलों को आंत रक लेखा परी क ारा रपोट िकया जाना चािहए। Examine whether any material which is purchased but lying unused with EPI. Such cases must be reported by the Internal Auditor. (xxvi) कमचा रयों को ितपूित/भुगतान िकए जा रहे सभी भ ों की कमचा रयों के हाथ म इसकी करदेयता के बारे म आंत रक लेखापरी क ारा पुि की जानी है। िवचलन के मामलों को आंत रक लेखापरी क ारा इंिगत िकया जाना है।/All Perks and allowances being reimbursed/paid to employees are to be confirmed by the Internal Auditor about its taxability in the hands of employees. Cases of deviations to be pointed out by Internal Auditor. आंत रक लेखा परी ा ारा वेतन के मा म से भुगतान िकए जा रहे समेिकत भ ों से परे कमचारी को ितपूित/भ ों के मामलों की जांच और िट णी और रपोट की जानी है। ऐसे मामलों म े ीय कायालय से अनुमोदन की ित भी ा की जानी है और रपोट के साथ ुत की जानी है। Internal audit to check and comment and report of cases of reimbursements/allowances being made to employee beyond consolidated perks being paid through salary. The copy of approval is also to be obtained from the ROs in such cases and submitted along with the report. आंत रक लेखा परी ा ारा नमूना जांच के आधार पर कमचा रयों को िकए जा रहे मुख टीए दावो/ं ितपूित, थानीय वाहन दावो,ं िचिक ा दावो,ं सद ता शु या िकसी अ दावे आिद की जांच की जानी है और लागू िनयमों के संदभ म उनकी ीकायता के बारे म अपनी िट णी दी जानी है। Internal Audit to check major TA claims/reimbursements, local conveyance claims, medical claims, membership fees or any other claims etc being made to employees on test check basis and give his comments about their admissibility in terms of rules in force. (xxvii) िवदेशी प रयोजनाओं के िलए फे मा अनुपालन (के वल कॉप रे ट कायालय और ेक िवदेशी प रयोजना के िलए लागू)। / FEMA compliances for Overseas Projects (applicable only for corporate office and each overseas project only). जांच कर और रपोट कर िक ा िन ादन के तहत िवदेशी प रयोजना के िलए ईपीआई ारा एडी/ए ज़म बक से पो अवाड अनुमोदन ा िकया गया है। Examine and report whether Post award approval from AD/Exim Bank has been obtained by EPI for overseas Project under execution. जांच कर िक ा िनयात ऋण जो खम के िलए ईसीजीसी पॉिलसी ईपीआई ारा ा की गई है और आंत रक लेखा परी ा की ितिथ पर लागू है। Examine if ECGC Policy for export credit risk has been obtained by EPI and is in force on the date of the Internal audit. जांच कर िक ा िवदेशी प रयोजना के िलए खोले गए बक खाते एडी/ए ज़म बक ारा िदए गए पो अवाड अनुमोदन के अनुपालन म ह। Page 32 of 40 Examine if Bank accounts opened for the overseas project are in compliance to Post award approval accorded by the AD/Exim Bank. जांच कर िक ईपीआई ारा आविधक अधवािषक रपोट पो अवाड अनुमोदन के तहत ुत की जा रही है और रपोट भरना अ ितत है। Examine, if the periodic half yearly reports mentioned under Post award approval are being submitted by EPI and filling of reports is upto date. जांच कर और रपोट कर ा CAR बीमा पॉिलसी और अ बीमा पॉिलिसयां िजनम कामगार मुआवजा, तीसरे प की देयता और गत दुघटना सह मृ ु बीमा पॉिलसी शािमल है आंत रक लेखा परी ा की तारीख पर वैध है। Examine and report if the CAR Insurance policy and other insurance policies including workmen compensation, third party liability and Personal accident cum death Insurance policy is in force and valid on the date of the Internal Audit. जांच कर िक ा ाहक से भुगतान उसी मु ा और अनुपात म ा िकया जा रहा है जैसा िक ाहक के साथ समझौते म उ ेख िकया गया है। Examine if the payments from client are being received in the currencies and proportions as mentioned in the agreement with the client. जांच कर िक ा वष के िलए और प रयोजना के िलए िन ादन अनुमान तैयार िकए गए ह और उपल ह और कॉप रे ट कायालय का अनुमोदन है। Examine,if the execution estimates for the year and also for the project are made and available and has the approval of Corporate office. िवदेशी प रयोजना से उप-ठे के दारो/ं आपूितकताओं को िकए जा रहे भुगतान के तरीके की जांच कर और रपोट कर िक ईपीआई ारा ाहक से ा समान मु ाओं म ह। Examine and report the manner of payments being made to sub-contractors/suppliers from the overseas project are in the same currencies,as received from the client by EPI. जांच और रपोट करना है, ईपीआई ारा ा साम ी के िलए, उिचत ोर रकॉड बनाए जाते ह और साइट पर उपल होते ह और उ सुरि त अिभर ा म रखा जाता है। Examine and report, for materials procured by EPI, proper stores records are made and available at site and are kept in safe custody. उप-ठे के दारो,ं आपूितकताओं को जारी साम ी के िलए, उिचत लेखा और ईपीआई ारा पा रत ेक िबल से वसूली की जा रही है। For material issued to sub-contractors, suppliers, proper accountal and recovery is being made from each bill passed by EPI. जांच कर और रपोट कर िक ा "उप-ठे के दारों से अि म या वसूली यो रािश, यिद कोई हो, को ईपीआई ारा भुगतान िकए गए त ाल अगले िबल से वसूल िकया जा रहा है और वसूली का कोई आ थगन नही ं िकया गया है। Examine and report if the amount debited to “Advances or amount recoverable from the sub-contractors, if any are being recovered from the immediate next bill paid by EPI and no deferment of recovery is done. Page 33 of 40 िवदेशी प रयोजना ारा आयकर, म कानूनो,ं सामािजक सुर ा, आ वास, नगर पािलका आिद के संबंध म थानीय कानूनों का अनुपालन िकया जा रहा है और समय-समय पर ुत िववरिणयां अ ितत ह। Local laws compliances w r t Income Tax, labour laws ,social security, immigration, municipality etc are being complied with by overseas Project and periodical returns submitted are up to date. जांच कर और रपोट कर यिद ईपीआई संचालन के देश म "100%" शाखा के प म पंजीकृ त है और पंजीकरण आंत रक लेखा परी ा की तारीख पर मा है। Examine and report if the EPI is registered as “100 % “branch in the country of operation and registration is valid on the date of Internal Audit. जांच कर और रपोट कर िक ा कमचारी लाभ बढ़ाया गया है और कमचा रयों को टीए / डीए, टेलीफोन ितपूित, भोजन भ ा, ओवरटाइम आिद की ितपूित कॉप रे ट कायालय से ा अनुमोदन के अनुसार भुगतान की जा रही है। िवचलन की सूचना आंत रक लेखापरी क ारा दी जानी चािहए। Examine and report if the Employee benefits extended and reimbursements being made to employees towards TA/DA, telephone reimbursements, food allowance, overtime etc are being paid as per approvals accorded from Corporate office. Deviations are to be reported by the Internal Auditor. आंत रक लेखा परी क को िट णी करनी है िक ेक कमचारी (चाहे वासी हो या थानीय) के िलए छु ी रकॉड उपल और अ तन ह। यिद नही ं तो उस पर रपोट िकया जाना है। Internal Auditor to comment on the maintenance of leave records for each employee (whether expatriate or local) are available and updated. If not the same is to be reported upon. Page 34 of 40 Annexure-III Eligibility Criteria: The following shall be the basis of points for the eligibility and selection. Selection will be made on the basis of attainment of points as per the following Quality Cost Based System (QCBS): SL. Particulars Maximum Documents must No. Points be submitted by the firm along with the offer 1 Year of establishment of the 2 points for every year 10 Copy of firms firm to be given (Minimum 5 of experience of firms (Mandatory) FRC with the years old) after 5 years of ICAI is to be establishment submitted (cut-off date for eligibility - 31.3.2021) 2 Firm should have minimum 2 point 2 three partners having (Mandatory) experience of five years or more 3 Experience of conducting 1 points for each per 5 Internal Audit of Central annum for such work PSU/State PSU/Bank assignment in each Audit/department or CPSE/State PSU/Bank institutions of state Govt. and Audit/department or autonomous Bodies/ltd institutions of state companies/pvt. Ltd companies Govt. and autonomous Bodies 4 Completion of Internal Audit 2 point for each such 10 Copy of the assignment of CPSE/State completed (Mandatory) completion PSU/department or assignment(falling with in certificate institutions of state Govt. and last five FY ending FY indicating the autonomous Bodies/ltd 2020-21 completion of companies/pvt. Ltd companies Internal Audit in firms own name, engaged in by CPSE/State construction activities in last PSU/department 5 years ending FY 2020-21 or institutions of state Govt. and autonomous Bodies/ltd companies/pvt. Ltd companies engaged in construction activities in last 5 years ending FY 2020-21. Page 35 of 40 5 No. of Partners in full time 1 point for each partner 5 List of Active practice and/or full time or full time fully qualified Partners in full employees, who are qualified employee time practice chartered Accountants. and/or full time employees as on 31.03.2021. 6 Full time partner to have 2 point for each such 10 Copy of minimum 5 years experience in partner having minimum 5 (Mandatory) Certificate of practice as per Certificate of years experience in Practice of each Practice issued to him. practice as per such active Partners having less than 5 Certificate of Practice partner ending years experience shall not be issued to them. with period FY considered for evaluation. For each year of more 2020-21. experience, additional 1 point will be added 7 Firms to indicate the reported 2 point each for such 8 The firms are matters/findings during reported required to Internal Audit of the matters/findings which report such CPSE/State PSU/Bank has led to systematic matters along Audit/department or improvements in with the institutions of state Govt. and operating process in such bid/copy of the autonomous Bodies/ltd audited companies OR presentation to companies/pvt. Ltd companies only 2 points to be given be submitted by which has lead to systematic if the firms opt for the firm, if improvements in operating giving presentation for presentation is process in such audited their achievements which opted by them. companies has lead to systematic OR improvements in The firms are to give operating process in such presentation for their audited companies. Copy achievements which has lead to of such presentation to systematic improvements in be submitted to EPI for operating process in such bid evaluation. audited companies Total Marks 50 (Fifty) Note: 1. Clear and complete details in separate sheets, for determination of points and points claimed by the firm in support of information against eligibility criterion under Sl. No. 1 to 7 to be enclosed. The firms should compulsorily meet the eligibility requirements at Sr. No.1, 2, 4 and 6. The offer of the firm shall also be considered rejected if: (a) The firms fail to meet the eligibility requirements at Sr. No.1, 2, 4 and 6. (b) The documents/documentary proof of each of the above eligibility desired strictly as mentioned above is not submitted with the offer. (c) The determination of points and points claimed statement is not submitted along with the offer Page 36 of 40 (d) The minimum qualifying marks shall be 35 (i.e. 70 % of the Total Marks).The financial offer(s) of only those firms with minimum 35 marks shall be considered for evaluation by the committee. Date: Name ------------------------------ Place: Signature of the authorised Signatory/Partner Membership No. Page 37 of 40 Annexure-IV Commercial Terms and Conditions for Internal Audit Firms:  Invitation from the firms of Chartered Accountants be made in sealed quotations (Two envelopes one for Technical and one for Financial Bid) basis by each Regional Office.  Quotations received shall be scrutinised based on the eligibility criteria. The financial bid of the qualified eligible bidder(s) only shall be opened and the final selection will be made based on lowest financial quote.  In case of non-acceptance of appointment letter by the selected firm, the firm placed next in panel may be offered appointment by the Regional Office. The offer once submitted by the firm has to be a binding offer and firm is not allowed to withdraw the acceptance of appointment.  Quotations received after due date and time shall not be accepted and rejected out- rightly without assigning any reasons.  The auditor to be appointed only for a period of one year i.e. FY 2021-22. EPI may consider reappointment (subject to recommendations of committee formed for evaluation of performance of Internal Auditor) for financial years FY 2022-23 and FY 2023-24 on the same fees, terms and conditions but EPI reserve the right to issue letter of appointment for FY 2022-23 and FY 2023-24 only on commencement and completion of Internal Audit for FY 2021-22 and FY 2022-23 respectively.  EPI reserves the right to cancel the appointment of Phase II /or not to extend the appointment for IInd year/IIIrd year, even if appointed without assigning any reasons, if in case the performance of the firm during the Ist Phase/or for FY 2021- 22/FY2022-23 appears/considered to be not satisfactory. The firm shall not have any right of claims due to such withdrawal of assignment.  The audit report be submitted by the firm not later than 5 days after completion of Internal Audit and the draft report is required to be discussed with Regional In-charge failing which the same shall not be acceptable.  Payment shall be released on completion and submission of both phase audit report to the Audit committee.  Each firm is required to put a team consisting of minimum two employees for a period of 15 days (total 30 man-days) out of which one employee must be final qualified chartered Accountant.  The books of accounts/records for various running or closed projects, PCOs and offices will be made available at one location i.e. at the regional office. Page 38 of 40  The scope of work involved can be discussed with Respective Regional Offices by the firms willing to quote.  EPI reserves the right to reject, cancel, postpone the process without assigning any reasons thereof.  The firm shall be paid all inclusive fees only plus applicable taxes thereon. Apart from Audit Fee, no conveyance or TA/DA shall be paid.  The Internal Auditors are required to adhere to the following schedule of conducting and completion of Internal Audit :  S. No. Audit Period Internal Audit to be Submission of Report 1 completed by date by Internal Auditors 2 Ist April 21- 31st 25 January, 2022 positively 31 January, 2022 December 21 (Phase I) positively Ist January 22 – 31st 25 April, 2022 positively 30 April, 2022 March 2022 (Phase II) positively Page 39 of 40 Annexure-V Format for QUOTATION- (FEE DETAILS) SL.No. Internal Audit duration Number of Minimum Amount of all Man-days Number of inclusive fees staff to be (In Rupees) deputed 1. Phase 1 – from April to 30 Two Numbers December for 15 days 2. Phase II- from January 30 Two Numbers to March for 15 days 3. Taxes on above (specify each tax ) 4. Total Fees (1+2+3) Total Fees in words ------------------------------------------------------ *Each firm is required to put a team consisting of minimum two employees for a period of 15 days (total 30 man-days) out of which one employee must be final qualified chartered Accountant.  If taxes are not indicated in the above, then the offer shall be considered as inclusive of taxes and no extra payment shall be made by EPI.  No DA/TA/Fare shall be payable.  No Local Conveyance shall be paid or provided.  TDS at the appropriate rates shall be deducted as per rules in force.  The total fees quoted shall only be payable irrespective of the maximum number of man- days put in by the firm for completing the assignment.  The financial offer(s) of only those firms with minimum 35 marks (as per eligibility criteria) shall be considered for evaluation by the committee. Date: Place: Name --------------------------- Signature of the authorised Signatory/Partner Membership No. Page 40 of 40